سیر تا پیاز سفر پروژه‌ها در آلیاسیس
شرحی بر مدیریت اجرایی پروژه‌ها
و تشریح سفر پروژه از بدو ورود به سازمان تا زمان تحویل کامل
شرکت آلیاسیس ارتباط از سال ۱۳۸۳ در زمینه فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) فعالیت خود را شروع کرده است. با تجربه‌ای بالغ بر یک دهه حضور در صنعت فناوری اطلاعات و ارتباطات، این شرکت از تامین و توزیع تا ارائه خدمات مهندسی و خدمات پس از فروش به مجموعه کسب‌و‌کارهای بزرگ، متوسط و کوچک ارائه خدمت می‌نماید.
خدمات آلیاسیس در سه حوزه زیر گسترده‌است:
- تجهیزات تخصصی سخت افزارهای شبکه،
- خدمات مشاوره، طراحی، پیاده سازی، پشتیبانی و آموزش
- خدمات پس از فروش در شبکه‌های محلی و گسترده، امنیت شبکه، مراکز داده و ارتباطات یکپارچه
- ارائه راهکارهای جامع مبتنی بر شبکه‌های رایانه‌ای
همکاری آلیاسیس با شرکت‌های بزرگ داخلی و خارجی
شرکت آلیاسیس ارتباط با شرکت‌های بزرگ در حوزه‌های مختلف مانند بانک، بیمه، نفت و … همکاری می‌کند و خوشبختانه در این سال‌ها به واسطه مزیت‌هایی که نسبت به سایر شرکت‌های همکار ایجاد کرده است در اکثر پروژه‌های بزرگ کشوری حضور داشته است. از مهمترین دلایل همکاری شرکت‌ها با آلیاسیس وجود بخش R&D، مدارک بین‌الملل، نیروهای فنی مستقر در لابراتور شرکت، پرزنت فنی راهکارها به مشتریان و دسترسی به وندورهای متنوع است که در حال حاضر کمتر شرکتی در ایران این سطح از پشتیبانی را در اختیار دارد.
یکی دیگر از وجوه تمایز آلیاسیس داشتن شرکای تجاری خارجی است که سبب اخذ نمایندگی از مطرح‌ترین کمپانی‌های IT جهان در خارج از ایران شده است. به واسطه داشتن اکانت در این شرکت‌ها به راحتی صحت لایسنس‌ها بررسی می‌شود و رجیستر کردن محصولات، ازطریق این اکانت‌ها حتی توسط خود مشتری انجام می‌گیرد.
بررسی پروژه‌ها توسط تیم فنی
اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه نیازمند بکارگیری دانش تخصصی، تکنیک‌ها و ابزارهای مناسب است. در شروع هر پروژه از طریق برگزاری جلسات فنی، وضعیت فعلی مشتری/کارفرما شناسایی می‌شود و چالش‌ها و مشکلاتی که مکرراً با آن درگیر بوده‌اند، ثبت می‌شود. هدف از اجرای هر پروژه باید روشن و مشخص باشد. تیم فنی در این جلسات به مشتری کمک می‌کند تا تصویری روشن از اجرای این پروژه و خروجی‌های حاصل از آن داشته باشد. این شفاف‌سازی اولیه هرگونه ابهامی در نگاه مشتری را برطرف می‌کند.
در راستای پاسخگویی به نیاز مشتریان، لیست سرویس‌های درخواستی از طریق برگزاری جلسات مشترک بین مشتریان، واحد فنی و فروش سازمان مشخص می‌شود. در برخی از مقاطع، لیست سرویس‌ها در اسناد مناقصه و قراردادهای منعقدشده به طور مشروح اعلام می‌شود. برای نهایی‌سازی و شفاف نمودن نقطه نظرات کارفرما، جلسات Kick off (جلسه با ذینفعان کلیدی، حامیان پروژه، مدیریت ارشد و مدیر پروژه) برگزار می‌شود.
زمانبندی پروژه‌ها
پس از این مرحله برنامه زمانبندی مورد توافق توسط تیم کنترل پروژه تهیه می‌شود. در این گانت چندین شاخص اصلی مد نظر قرار می‌گیرد. تقدم و تاخر وظایف که منطبق بر لیست سرویس است، از مهمترین شاخصه‌های اصلی است. زمان شروع و پایان سرویس‌ها بر اساس محدودیت‌های زمانی کارفرما مدنظر قرار می‌گیرد. این گانت در واقع نمایه‌ای تصویری از کارهایی است که در طول پروژه، برنامه‌ریزی شده‌اند و بطور معمول برای برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نقاطی تحت عنوان Milestone (وقايع مهمی در پروژه‌ها که برای موفقیت و رسیدن به اهداف پروژه، بايستی به نحو مطلوب مديريت شوند) در نمودار گانت زمانبندی به‌منظور وابسته کردن فعالیت‌ها به دریافت تاییدیه کارفرما و یا تهیه نیازمندی‌های مربوط به ایشان درج می‌شود. نمودار گانت اجرایی پس از دریافت تایید نهایی از کارفرما بر روی وب قرار می‌گیرد و بر اساس پیشرفت کار نیروهای فنی و مراحل قرارداد مرتب بهروزرسانی می‌شود. بازه پیش‌فرض برای بهروزرسانی به طور معمول دو هفته یکبار است.
نقش واحد CRM در پروژه‌ها
در صورتی که درخواستی از سمت کارفرما به صورت خارج از محدوده قرارداد و یا درخواست‌های اعلامی در قراردادهای پشتیبانی به اکانت اعلام شود، درخواست‌ها در سامانه CRM به واحد فنی ارجاع داده می‌شود و پس از حل موضوع درخواست‌ها به واحد فروش ارجاع و تکمیل شده در نظر گرفته می‌شود.
سامانه Ticketing از جمله نقاط ارتباطی با مشتریان در آلیاسیس است. این سیستم بدين صورت طراحی شده است که کارفرما به جای مراجعه حضوری و تلفنی از طريق اينترنت به اين سيستم مراجعه کرده و درخواست خود را مطرح می‌کند. با پر‌کردن فرم مربوط به درخواست و تعيين نوع درخواست توسط کاربر يک تیکت برای کاربر در سيستم ايجاد می‌شود که مشخصات آن برای کاربر ايميل می‌شود.
تیکت ايجاد شده بر اساس موضوع درخواست که توسط کاربر انتخاب شده است به صورت خودکار به بخش و يا فرد مربوطه ارسال مي‌شود تا مورد درخواستی پيگيری شود. علاوه بر ثبت درخواست‌ها، خبرنامه‌های جدید و رخدادهای شرکت آلیاسیس در صفحه اصلی ثبت می‌شود.
روند بازبینی پروژه‌ها
انجام هر کاری نیاز به نظارت دارد چه برسد به یک پروژه! در شرکت آلیاسیس نحوه و روند اجرای هر پروژه مورد بازبینی قرار می‌گیرد. در صورت وجود هرگونه تناقض میان اجرا و برنامه به دقت بررسی می‌شود. پس از یافتن مشکل، گروه برنامه‌ریزی دوباره وارد عمل شده، مشکل را ریشه‌یابی می‌کنند و برای حل آن راهکار ارائه می‌شود. در قدم بعد، پس از طراحی و برنامه‌ریزی مجدد، گروه اجرایی موظف است که برنامه جدید را اجرا کند.
در طول اجرای پروژه، عمل مستندسازی تجربیات انجام می‌گیرد. در واقع اتفاقات واقعی پروژه، شامل تاریخ‌های شروع و پایان واقعی فعالیت‌ها، مدت زمان اجرای فعالیت‌ها، مشکلات و خطرات پیش آمده، تصاویر پیشرفت بخش‌های مختلف پروژه و موارد دیگر به طور منظم کنترل و ثبت می‌شود.
کلام آخر
تجربه و عملکرد موفق آلیاسیس در پروژه‌های اجرایی نشان از بهره‌گیری مدیران آگاه در همه بخش‌ها و تیم اجرایی مجرب است. فراهم نمودن ابزارهایی که بتوانند شرایط را برای مدیریت مناسب و بهینه پروژه‌ها تسهیل کنند، در شرکت آلیاسیس کاملا درک شده و سرمایه‌گذاری‌های فراوانی برای طراحی و پیشبرد مداوم نرم‌افزارهای لازم صورت گرفته است.
