نقش فناوری در مدیریت عملکرد استراتژیک
همیشه و در هر شرکت و سازمانی، میان استراتژی و اجرا شکاف‌هایی وجود دارد. فناوری یکی از مواردی است که نقش بسیار مهمی در مدیریت عملکرد استراتژیک ایفا می‌کند.
یک سیستم مدیریت عملکرد، در واقع فرایند استراتژیکی است که شرکت شما برای مدیریت اهداف، رشد و بهره‌وری کارمندان استفاده می‌کند. استفاده از کارت‌های امتیازی یا کارت‌های ارزیابی متوازن در سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانیم درست و اصولی، شکاف میان استراتژی و اجرا را پر کرده و هدفمند عمل کنیم.
چرا داشتن یک سیستم مدیریت عملکرد مهم است؟
سیستم مدیریت عملکرد کمک می‌کند تا بهترین سازمان و کارمندان را داشته باشید. دلیل این امر، ایجاد شفافیت پیرامون اهداف فردی و اهداف سازمانی است. این سیستم به پرورش استعدادهای درون سازمان، تعامل بیشتر با کارمندان و ایجاد یک برند کارفرمایی موفق که بهترین نیروهای موجود در صنعت را به خود جلب می‌کند، منجر می‌شود.
ما به ۵ دلیل به شما توصیه می‌کنیم تا از فناوری برای مدیریت عملکرد سازمانتان استفاده کنید. روش‌های قدیمی و منسوخ شده باعث می‌شوند تا سازمان شما از سایر رقبا عقب بماند.
به راحتی و با کمترین اتلاف وقت، به تمام اطلاعات موجود دسترسی دارید
امروزه صرفه‌جویی در وقت حرف اول را می‌زند. دسترسی سریع به داده‌ها کمک می‌کند تا کارمندان، مدیران و رهبران نسبت به هرگونه تغییر یا مشکل در سیستم بتوانند به سرعت واکنش نشان دهند.
روندها و ناهنجاری‌های عملکردها به سادگی شناسایی می‌شوند
یک فرآیند مبتنی بر داده به شما امکان می‌دهد تا به جای این که وقت خود را صرف نقاط قوت سازمان کنید، توجه‌تان معطوف به بخش‌های شود که در آن ضعف دارید. با این روش بهتر می‌توانید مشکلات پیچیده را برطرف کنید.
راحت‌تر عملکرد کارمندان را بررسی می‌کنید
یک سازمان برای رسیدن به اهدافش نیاز دارد تا واحدهای آن به شکل هماهنگ با هم پیش بروند. بنابراین مشاهده پیشرفت به سمت اهداف تجاری و بازخورد و بررسی داده‌های عملکرد کارکنان در واحدهای مختلف به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید وضعیت کاری سازمان را به شکل کاملا شفاف بررسی کنید.
یک اندازه‌گیری دقیق به شما می‌دهد
استفاده از فناوری در مدیریت عملکرد استراتژیک به شما امکان می‌دهد تعیین کنید که کدام فرایندها باید اصلاح شوند، چه زمانی یک دوره آموزشی برای کارکنان لازم است و کدام تیم‌ها یا نیروها نیاز به بازآموزی دارند.
سوابق عملکردی کارمندان را ثبت می‌کند
فناوری باعث می‌شود تا سوابق عملکردی نیروها ثبت شود. این امر در صورتي كه يك كارمند احساس كند ناعادلانه مورد ارزيابي قرار گرفته است، به کمک سازمان می‌آید.
یکی از فناوری‌های موجود برای مدیریت عملکرد استراتژیک، استفاده از کارت امتیازی یا کارت ارزیابی متوازن است.
کارت امتیازی متوازن چیست؟
کارت امتیازی متوازن یا همان Balanced Score Card با نمایش سطح عملکرد یک سازمان، کمک می‌کند تا مدیران بتوانند در جهت بهبود عملکرد واحدهای موجود در آن سازمان پیش بروند. رویکرد کارت امتیازی متوازن (BSC) در تعیین جایگاه سازمان این امکان را فراهم می‌کند تا بتوان از این ابزار برای پیدا کردن نواقص و عارضه‌های موجود در یک سازمان استفاده کرد. در این راستا تنها باید سعی کنید تا معیارهای مناسبی برای اندازه‌گیری عملکرد مجموعه‌تان تعریف کرده و آن‌ها را به کار گیرید.
کارت‌های امتیازی باید بتوانند تعدادی از فرایندهای مدیریتی را پشتیبانی کنند. فرایندهای حیاتی یک سازمان که در سال ۲۰۰۳ توسط دانشکده بازرگانی کرانفیلد شرح داده شد، شامل موارد زیر هستند:
- شفاف‌سازی و تفسیر استراتژی‌های شرکتی
- برقراری ارتباط و پیوند میان اهداف و اقدامات استراتژیک
- برنامه‌ریزی و تعیین اهداف و همسویی با طرح‌های راهبردی
- ارتقا یادگیری و بازخوردهای راهبردی
انجام این فرایندها نیاز به سیستمی دارد که از توسعه برنامههای عملیاتی در سطح شرکت پشتیبانی کند و به وضوح با اهداف سطح بالای سازمانی مرتبط باشد.
شفاف‌سازی و تفسیر چشم‌انداز و استراتژی
برای پشتیبانی از این فرایند، یک سیستم مدیریت عملکرد استراتژیک ابتدا باید از تجزیه و تحلیل دقیق فعالیت‌ها و نتایج در بررسی عملکرد اولیه، که قبل از تدوین یک برنامه استراتژیک ارائه می‌شود، پشتیبانی کند. اگر شرکتی روش کارت امتیازی متوازن را انتخاب می‌کند، این سیستم باید از رابطه علت و معلولی بین موضوعات مختلف، KPIها، طرح‌ها و فرضیات نیز پشتیبانی کند.
برقراری ارتباط و پیوند میان اهداف و اقدامات استراتژیک
بسته به توانایی هر بخش برای کمک به رسیدن به هدف کلی، مسئولیت‌پذیری باید با تعیین هدف عملکرد تضمین شود. اقدامات هر واحد با موضوع، هدف و شاخص کلیدی عملکرد مرتبط است و به سازمان اجازه می‌دهد تا بر اجرا و موفقیت برنامه استراتژیک خود نظارت کند.
برای حصول اطمینان از تمرکز در این بخش، مدیران عملیاتی باید فقط بخشی از برنامه استراتژیک خود را ببینند که از آن طریق می‌توانند طرح‌های خود را برای دستیابی به اهداف استراتژیک مشخص شده اضافه کنند.
تعیین اهداف و همسویی با طرح‌های راهبردی
این مرحله، همان بخشی است که مدیران ارشد، کل برنامه از جمله طرح‌های عملیاتی را بررسی می‌کنند. آن‌ها باید بتوانند اهدافی را در برنامه وارد كنند كه می‌تواند به صورت دستی یا الكترونیكی با سایر ماژول‌های سیستم عملکرد استراتژیك، مانند بودجه‌بندی و گزارش‌دهی مرتبط باشد.
به این ترتیب، سازمان می‌تواند بودجه‌هایی را به طرح‌ها، ایده‌ها و نوآوری‌ها اختصاص دهد، قرار داشتن هزینه‌ها و منابع درون طرح را بازبینی کند و مطمئن شود که نتایج با اهداف سازمان هم راستا هستند.
ارتقا یادگیری و بازخوردهای راهبردی
یک سیستم مدیریت عملکرد استراتژیک باید بتواند نتایج را مستقیما از سیستم‌های پشتیبانی‌کننده‌ای مانند انبارهای تعاملی یا داده‌های موجود وارد کند. دامنه وسیعی از گزارش‌ها که باید به طور خودکار در دسترس باشد، به سازمان کمک می‌کند تا تعیین کند آیا برنامه استراتژیکی که انتخاب کرده، درست کار می‌کند یا خیر.
این گزارش‌ها از این جهت انعطاف‌پذیر هستند که می‌توانند توسط کاربران نهایی تنظیم شوند و اجازه می‌دهند که اقدامات از منظر چشم‌انداز کارت امتیازی متوازن و همچنین از منظر مسئولیت گزارش شوند. در حالت ایده‌آل، یک سیستم مدیریت عملکرد استراتژیک باید قادر به تولید موارد زیر باشد:
- گزارش نتایج عملکرد: برای دیدن رابطه بین فعالیت‌ها و نتایج
- گزارش روند: برای بررسی این که آیا نتایج در مقایسه با دوره گذشته بهتر یا بدتر شده و چه کسی مسئول این فعالیت است؟
- گزارش مسئولیت: برای نشان دادن همه مسئولیت‌های استراتژیک یک شخص و عملکرد او نسبت به اهداف مرتبط
- گزارش مشارکت واحد: برای مشاهده و بررسی این که هر واحد بر اساس چشم‌انداز، چگونه به عملکرد کلی کارت‌های ارزیابی کمک می‌کند.
- گزارش‌های موقت یا یک بار مصرف
در نهایت، یک سیستم مدیریت عملکرد استراتژیک باید از این جهت انعطاف‌پذیر باشد که به سازمان‌ها امکان می‌دهد از چند جهت به کارت امتیازی متوازن نزدیک شوند.
