سرویس Cisco Meeting Server
سرویس Cisco Meeting Server محصولی امن برای دورکاری
شيوع ويروس کرونا از جهات مختلف بر زندگي ما تأثير گذاشته است و با گسترش اين بيماري، الگوي زندگي جوامع به سمت تمرکز بر دريافت خدمات از طريق ابزارهاي حوزه فناوري اطلاعات، حرکت کرده است.
اگر چه همه‌گيري کرونا، مشکلات زيادي بر تمام شاخص‌هاي جامعه تحميل کرد، اما منجر به شکوفايي برخي قابليت‌ها در کشور شد که از جمله آن مي‌توان به فراگير شدن و رونق آموزش مجازي و بکارگيري فناوري در سراسر کشور اشاره کرد.
به نظر مي‌رسد نگاه به فناوري در کشور ما وارد فاز جديدي در پيشبرد امور شده است.
Cisco Meeting Server
برگزاري جلسات آنلاين براي کاهش تردد و تماس کمتر افراد يک مجموعه در انجام هماهنگي امور سازمان، از جمله مواردي است که در اين دوره همه‌گيري به شدت مورد توجه قرار گرفته است و براي مديراني که قادر به گفت‌وگوي رودررو با اعضاي تيم خود نيستند، بسيار حياتي است.
البته بايد به اين موضوع توجه داشت که استراتژي و فرمولي که در محل کار مؤثر بوده، ممکن است در دوران دورکاري به خوبي عمل نکند، بنابراين مديران براي بهره‌وري بالا بايد بتوانند تيم دورکار خود را به خوبي مديريت کرده و مطمئن شوند که اعضاي تيم در دوران دورکاري در شرايطي مشابه زمان حضور در مجموعه قرار دارند و در اين دوران در کنار يکديگر هستند و از آنها به خوبي حمايت مي‌شود.
بسياري از شرکت‌ها براي فراهم کردن شرايط مطلوب دورکاري، از نرم‌افزارهاي مختلف استفاده مي‌کنند تا توسط اينترنت و با يک صفحه وب، بتوانند جلسات، کلاس مجازي و يا کنفرانس‌هاي آنلاين خود را صرف‌نظر از اينکه افراد يک مجموعه در کجا قرار دارند، تشکيل دهند.
در اين راستا مجموعه پتروشيمي جم به منظور پيشبرد برنامه‌ها و دستيابي به اهداف خود براي برگزاري جلسات آنلاين، اقدام به تهيه نرم‌افزارهاي مختلف کرده است که براي آشنايي بيشتر با سرويس‌هاي دورکاري، گفت‌وگويي با محمدرضا آزادي‌فر انجام داده‌ايم که در ادامه مي‌آيد.
لطفاً در ابتدا خود را معرفي کنيد و درخصوص حوزه فعاليتهاي شرکت پتروشيمي جم توضيح دهيد.
آزادي فر رئيس اداره نرم افزار پتروشيمي جم هستم. پتروشيمي جم يک مجموعه بزرگ متشکل از چندين شرکت است که توليد محصولات پتروشيمي را با ۳ هزار پرسنل در دستور کار خود قرار داده است.
هر کارخانه اي در خانواده پتروشيمي جم محصول خود را در حوزه پتروشيمي توليد مي‌کند اما در برخي موارد خود اين کارخانه‌ها زنجيره اي از توليد يک محصول خاص هستند که هر يک نقش خود را در توليد آن محصول خاص بر عهده دارند.
محصولات توليد شده از طريق بورس کالا در داخل کشور و حدود ۳۰ درصد از آنها از طريق مزايده، به خارج از کشور صادر مي‌شود.
سرویس Cisco Meeting Server
اهميت نياز به سيستم کنفرانس يکپارچه براي شما چه اندازه و به چه نحوي است؟
سرويس‌هاي مختلفي در اين مجموعه در حوزه‌هاي اداري، مالي، فروش و کميسيون ارائه مي‌شود و نرم‌افزارهاي لازم براي آن خريداري شده است.
در کل مي‌توان گفت در حال ارائه حدود ۷۰ سرويس به مجموعه هستيم و هرکدام از سرويس‌ها، کاربران خاص خود را دارند.
با شيوع کرونا تيم نرم‌افزار مجموعه بر آن شد تا مهيا کردن زيرساخت‌هاي لازم براي دورکاري همکاران گامي مهم را در جهت رعايت پرتکل‌هاي بهداشتي بردارد.
ايده استفاده از نرم‌افزارهاي مختلف از کجا شکل گرفت؟
در زمان شيوع ويروس کرونا، مديران تصميم گرفتند از ابزارهايي که در پيشبرد برنامه‌هاي مجموعه تأثيرگذار است، استفاده کنند و افرادي که مي‌توانند از طريق دورکاري فعاليتهاي خود را انجام دهند، دورکار شوند و علاوه بر ابزار براي دورکاري نيروها، به دنبال راهکاري براي برگزاري جلسات مجازي نيز بوديم که در اين زمينه دو سيستم ويدئوکنفرانس Adobe Connect و Cisco Meeting Server را خريداري کرديم.
فقط از اين بستر براي برگزاري جلسات به صورت ويدئوکنفرانس استفاده مي‌شود؟
البته سيستم ويدئوکنفرانس ما کاربردهاي مختلفي از جمله ارائه دوره‌هاي آموزشي، برگزاري جلسات مديريتي در همه سطوح، برگزاري جلسات مختلف و… دارد.
برخي جلسات را اختصاصي کرديم و يک سري از ابزارها را خودمان طراحي کرديم، به عنوان مثال ابزاري را براي کوتاه کردن لينک جلسات تدوين کرديم که اين قابليت در سرويس Adobe Connect وجود دارد اما در CMS نيست.
چرا در بين اين همه محصول، تصميم گرفتيد از Cisco Meeting Server استفاده کنيد؟
ويژگي اصلي سرويس Cisco Meeting Server، يکپارچه کردن صدا، ويديو و ارتباط تحت وب، براي برآورده کردن الزامات مربوط به همکاري تيمي در محيط‌هاي کاري مدرن امروزي است. اين محصول تضمين مي‌کند که تجربه شخص از شرکت در جلسات، تجربه‌اي مطلوب و باکيفيت باشد.
Cisco Meeting Server ابزار خيلي قوي براي interaction است، کاربرد وسيعي هم دارد، البته راهکارهاي مختلفي از جمله zoom و مايکروسافت را بررسي کرديم، اما درنهايت با سولوشن‌هايي چون لينک، CMS و Adobe Connect موافقت کرديم.
در کل به خاطر اينکه نرم‌افزار لينک به ابزارهاي ديگري integrate نبود موافقت نشد، بنابراين از آنجا که jabber و fax را داشتيم، CMS را راه‌اندازي کرديم.
از چه زمان متوجه شديد که بايد از CMS استفاده کنيد و ديگر راهکارهاي قبلي نيازهاي شما را رفع نمي‌کند؟
در واقع CMS امکانات بسيار زيادي دارد، هرچند در ابتدا مشکلاتي در اجراي اين برنامه وجود داشت و تصوير شطرنجي مي‌شد اما برطرف شد. مشکل ديگري هم در زمينه پهناي باند وجود داشت که با تغييراتي، توانستيم وضعيت را بهبود داده و به کيفيت مورد رضايت دست يابيم.
در کل با توجه به خوشنامي و عملکردي که CMS داشت، انتخاب مناسبي بود.
در مجموعه با استفاده از jabber امکان چت و File Sharing وجود دارد و در عين حال مي‌توانيم به meeting هم وصل شويم و presentationانجام دهيم. در واقع هيچ ابزاري نيست که همه اين کارها را با هم انجام دهد.
CMS در ايام کرونا چقدر توانسته مشکلات و موانع حضور همکاران شما را در جلسات حضوري رفع کند؟
برنامه Cisco Meeting Server که به خاطر شيوع کرونا استارت زده شد، در راستاي طرح دورکاري کمک زيادي به ما کرد، هرچند در ابزارهاي مديريتي کاستي وجود دارد که بايد رفع کرد.
استفاده ديگري که از اين سيستم مي‌بريم اين است که اگر کسي در شرکت با مشکل IT مواجه شود، از مشکلات يادداشت‌برداري شده و اين يادداشت‌ها براي بررسي و رفع مشکل، در اختيار کارشناسان قرار مي‌گيرد.
براي اينکه اين اتفاق رخ دهد، نيازي نيست که کارشناس IT در مجموعه حضور داشته باشد، چون بر روي jabber رجيستر مي‌شود و از خارج از شرکت هم مي‌تواند اين کار را انجام دهد.
با توجه به اينکه اين روش جديد است، آيا از سوي همکاران مقاومتي براي اجراي آن وجود داشت؟
خوشبختانه با اجراي طرح دورکاري و استفاده از اين نرم‌افزار، تعامل خوبي در ميان همکاران وجود داشت، فقط شيوه اجرا نياز به معرفي داشت. مشکلي نيز در پياده‌سازيCMS وجود دارد که مربوط به browser است.
با توجه به برگزاري جلسات مهم و حساس در بستر CMS در شرکت توانير، آيا امنيت اطلاعات و داده‌ها تأمين مي‌شود؟
از هر ابزاري مي‌توان به روش نادرست استفاده کرد که بايد به آن توجه کرد، البته ذات سيستم هم بايد مورد توجه قرار گيرد که قابل اعتماد هست يا خير.
ما در اين مجموعه از CMS به صورت مديريت‌شده استفاده کرديم، چرا که در CMS دو نوع جلسه مي‌توان طراحي کرد؛ در نوع اول هر کسي که آدرس جلسه را داشته باشد، مي‌تواند وارد آن شود و صدا و تصوير دارد.
نوع ديگري هم هست که تا وقتي مدير جلسه وارد نشود، هيچ‌کس به صدا و تصوير دسترسي ندارد.
در جلسات مديريتي هر واحديURL خاص خود را دارد و در آن جلسات از استايل manageable استفاده شده و تا خود مديريت وارد جلسه نشود، هيچ‌کس نمي‌تواند پيام دهد و يا صدا و تصوير داشته باشد و به محض ورود مدير جلسه، همه به صدا و تصوير دسترسي دارند و مي‌توانند صحبت کنند و مدير جلسه به تشخيص خود، مي‌تواند هر فردي را از جلسه خارج کند.
سرویس Cisco Meeting Server
کشور ما در بخش سخت‌افزار و نرم‌افزار چگونه عمل کرده است؟ تحريم‌ها چه نقشي در اين زمينه داشته است؟
در ايران چند Provider وجود دارد که خدمات لايسنس‌محور ارائه مي‌کنند و دانش implementation لازم را دارند، البته سازمان‌ها هم بايد دانش بهره‌برداري از آن را داشته باشند، چرا که مطمئناً پيمانکار نمي‌تواند صفر تا صد برنامه را براي يک سازمان اجرايي کند.
بنابراين آن سازمان بايد توان اجراي برنامه خريداري‌شده را داشته باشد و در صورت ايجاد مشکل، بتواند برنامه را Handle کند و حتي تغييراتي براي اجرا در اين مجموعه نياز باشد که فقط منحصر به همين مجموعه باشد.
آيا تيم پشتيباني آلياسيس توانسته شما را در انتخاب محصول حمايت کند؟
مطمئناً براي پياده‌سازي برنامه Cisco Meeting Server نياز به کمک فني آلياسيس داشتيم، حدود ۶ ماه است که اين سيستم پياده‌سازي شده و در اين مدت با مشکلات تکنيکالي مواجه شده‌ايم.
به عنوان مثال در همان ابتدا اگر کسي اينترنت همراه اول داشت، مي‌توانست وارد شبکه شود، اما با اينترنت ايرانسل اين امکان وجود نداشت. درنهايت پس از جلسات و رايزني‌هاي مختلف، توانستيم اين مشکل را رفع کنيم. البته نبايد از اين موضوع غافل شد که شرکت آلياسيس پشتيباني خوبي داشته است.
براي استفاده از سرويس، به پهناي باند خاصي نياز است؟
پهناي باند در اجراي آن خيلي تأثيرگذار است ولي کامفينگ CMS هم مهم است. در کل بايد گفت اين محصول با بهينه‌سازي مصرف پهناي باند، هزينه‌ها را نيز کاهش مي‌دهد.
تجربه کاربري سرويس Cisco Meeting Server بسيار ساده بود و مي‌توان آن را در مقياس‌هاي کوچک تا بزرگ پياده‌سازي کرد و اين امر اجازه افزايش ظرفيت به صورت تدريجي را ميسر مي‌کند.
مقالات به روز را در وبلاگ تخصصی آلیاسیس بخوانید.
